From：伴走（Together Run）金子誠志

今日は、マニュアル化とかテンプレート化
ということについて、お伝えしたく思います。

比較的時間にゆとりのある時に行って
おくと、後々大いに作業効率を高めてくれる
（と強く私が実感した）お話です。

もしかしたら、既に取り組まれていて
「いまさら・・・」と思うかもしれません。

ですが「必要性は感じるけど、時間が取れなくて」
とか「ほとんど手付かず」ということなら、実践
によってその価値をきっと体感いただけるかと。

仕事の3割が探しもの！？

ところで、ご存知でしょうか？
多くの人が検索や探しものに多大な
時間を費やしていることを。

これに関しましては、文具のコクヨとか、
さまざまな調査を手掛けるIDCなどの
各社が統計を取っています。

そこから読み取れること、それが「人は
作業全体の3割ほどを検索や探しものに
充てている」という衝撃の事実です。

仮にひと月当たり20日が実働日だと
すると、なんとその内“丸々6日”を検索や
探しものに使っていることに・・・。

当たり前ですが、検索とか探しもの
自体に付加価値はありません。

ですから、その時間が短いに
越したことはありませんよね？

あれって、どこだっけ？

私の場合、そんなムダの一つが頻繁には使わない
SWやツールといった、仕事を進めて行く上で
欠かせない道具の手順確認だったんです。

頻繁に使わないため、いざ使おうと思っても、
前回どのように行ったか、すっかり頭の
中から手順が消え去っている。

どこかに、関連情報が残っている
はずなのに、それが見つからない。

白状しますが、若い頃は、
そんなことが頻発していました。

仕方なく、再び一から調べつつ取り組まざるを
得ない、という悪循環に陥っていたんです。

これって、時間をムダにするだけでなく、
思いっきりストレスが溜まること。

オリジナルマニュアルを作ってみた！

そこである時、意を決し（笑）、休日を
使ってマニュアル化にチャレンジしました。

数ヶ月に一度など、頻度が少なく、毎回
操作などに苦戦する作業をピックアップし、
その手順を自分なりにまとめてみたんです。

といっても、大したものではなく、
Wordにポイントを記した程度。

その際、写真や画面コピーなどを多用し、
できるだけ工数をかけないようにしました。

人に見せる訳ではないので、
それで十分と思ったんですね。

その時は、「けっこう面倒だな！」と思い
ながら、それでもなんとか作業を続けました。

そしていざマニュアルを使う段になり、
そのありがたさを大いに実感することに。

一番の効果は、当たり前ですが、
手順などで迷うストレスがなくなったこと。

マニュアルで仕事がサクサク

久しぶりの作業も、マニュアルを
見ると、「あぁ、そうだ、そうだ」と
思い出し、サクサク進みます。

ちなみに、そういった価値が感じられる
ようになってからは、マニュアル化は、
私の必須作業となりました。

その頃からでしょうか、テンプレート化に
徐々に取り組むようになったのは・・・。

ここでいうテンプレートというのは、
文面の雛型のことですね。

メールであったり、なにかに添付する
書類や手紙であったり・・・。

完全に定型ではないけれど、ある程度は
内容が共通するような文面ってありますよね？
そういうものを指しています。

そういった何度となく使う文面を
テンプレートにするようにしたんです。

テンプレートと感じさせないように

その際、意識したのが、テンプレートだけど、
テンプレートを使っていると、相手に
感じさせないようにすること。

相手に、完全な定型文と感じさせて
しまっては、味気ないな、と思ったからです。

そこで、相手に応じ変更する箇所を
あらかじめ決めておき、杓子定規に
ならないように気をつけました。

例えば、「ここに『相手との○○に関するやり取り』
を入れる」といった感じでテンプレート内に
オリジナルにする箇所&内容を決めたんです。

テンプレートを作成する前は、
状況に応じ都度内容を考えていました。

ですが、よく使う文面を次々にテンプレートに
した結果、一つの文面を作成するのに、時間
が半分以下になったと記憶しています。

抜け漏れ防止に効果あり

ところで、あなたはこんな経験、ありませんか？
急いで作成し送った文章に、後から抜け漏れが
見つかり、「はっとする」なんてこと。

テンプレートはゆとりのある時に
作りますし、何度も見直しができます
から、抜け漏れが起こりにくい。

特に社外向けに発信するような文章の場合、
抜け漏れがあっては信用問題になりかねません。
それって、まずいですよね？

テンプレートには、そんなミスを
防いでくれる効果もあるんです。
それって嬉しくないですか？

人への依頼がスムーズに

実は、マニュアルとかテンプレートの
価値って、それだけに留まりません。

マニュアル化&テンプレート化は、
私の場合、作業効率を高めることが
目的でスタートしたものでした。

ですが、その作業を誰かに頼む際に
ものすごく楽だということがわかったんです。

マニュアル類があると、説明が短時間で
済みますし、相手はそれをベースに作業を
進めてくれますから、間違いが起きにくい。

聞く方もそういったものがあると、
より話に集中できるように見えました。

そんなことから、今では私はなにか新しい作業を
行うと、マニュアル化&テンプレート化が習慣に。

作らないでいると、逆にストレスを
感じるようになってしまったほどです（笑）。

ということで、まだマニュアル化&テンプレート
化に着手されていないなら、超おススメですよ。

PS

ちなみに、マニュアルについては、
最初からきちんと作ろうとしない方が、
取り組みのハードルが低くて済みます。

初めは、ポイントを数行メモしておくだけでも、
次にその作業を行う際にとてもスムーズ。

それを使った時、新たな気づき
などがあれば、追記しながら完成度を
高めて行くのが、継続のコツかと。