From：伴走（Together Run）金子誠志

◆仕事が予定通りに進まない
◆計画した内の半分も終わらない
◆タスク管理がばかばかしい

もしあなたに、そんな悩みがおありでしたら、
以下に記す内容が参考になるかもしれません。

計画が狂う2つの要因

予定した計画が崩れがちという場合、
大きくは2つの原因が考えられます。

１）計画に問題がある
２）運用に問題がある

計画に問題がある場合、
さらに2つにわかれます。

一つが、そもそも計画自体に
無理があるというパターン。

そしてもう一つが、計画の精度に
原因が潜んでいるというケースです。

計画自体に無理があるというのは、
普通に取り組めば3日かかる仕事に
1日しか割り当てていない場合のこと。

1日は誰にとっても24時間しかありません。
どれほど集中し、効率を上げたとしても、
72時間分の仕事をするのは無理でしょう。

この場合、仕事自体の絞り込みか
外注などを考えるしかありません。

客観的につかんでいますか？

他方、計画の精度とはどういうことか。
本来は3日かかる仕事にもかかわらず、
「1日あればなんとかなるだろう」と
中身を軽く考えてしまう場合です。

過去の経験値で記しますと、
予定通りに仕事が終わらない場合、
このパターンにはまっている方が
本当に多くいらっしゃいます。

こういった方は、手始めとしまして
仕事時間の記録をお勧めしたいです。

個々の仕事にどれくらい時間がかかっているか、
それを感覚ではなく客観的事実として
つかむ（計測する）ということ。

この作業を繰り返していきますと、
その仕事がどれくらいかかるか
見込みの精度がアップすることに。

細分化してください

その上で、計画を組む際は、
仕事を細分化していきます。

「○○検討」と一言で終わらせず、
「リサーチ」「アイデア出し」「資料化」
といったように仕事の中身を具体化。

細分化の目安としましては、
一つのタスクが30分以内で
終わるレベルがお勧めです。

この細かさまで計画できるということは
その仕事のシミュレーションができている、
内容を見通せているということになります。

結果、予定が狂いにくくなるはずです。

あなたの時間は狙われている！

さて、では2番目の
運用に問題があるとは、
どういった状態か。

この場合、突発仕事が原因となって
予定した仕事時間が奪われる
という現象に見舞われます。

急の来客、クレーム対応、
あるいは社内の問題など。

そこに時間を取られ、
予定通りに進まない。

この場合、突発仕事が起きないような
仕組みを作っていくしかありません。

お客さんには予約対応を徹底する。
クレームが起きないように
フォローの仕組みを作る。

社内の場合、定期ミーティングの場を設け、
相談などはそこを使ってもらえるように
社内のルール化を進める、などなど。

面倒でも仕方ありません

仕組み化は、
時間がかかりますが、
その効果は着実に表れます。

面倒に感じるかもしれませんが、
あなたの時間確保のためには
避けて通れない道といえましょう。

ということで、
仕事が計画通りに進まない場合、
原因に基づき、対処くださいませ。

PS

特に中小の企業や店舗の場合、
社長の時間をみんなが狙います（笑）。

社長の貴重な時間は、
自ら守るしかないですね。