From：伴走（Together Run）金子誠志

多くの経営者が日々奔走されています。
年末に向けそれが加速される方も。
あなたはいかがでしょうか。

ということで、本日のテーマを
タスク管理としたく思います。
ご参考になりましたら幸いです

優先されがちな3つの領域

人は本能的に次の3つを
優先する傾向があります。

◆簡単そうなこと
◆すぐ終わりそうなこと
◆慣れていること

社長といえども
日々のタスクの多くが
この領域に属しがちになる。

一方、経営上の課題を解決しようとすれば
一般には難しく、時間がかかることも多く、
経験が活きにくいことから、悩みの深さ大。

ついつい後回しにしがち。

簡単なこと／すぐ終わること／慣れていること、
これらをこなしていれば、一定のタスクが
完了することになり、仕事をしている感もある。

でも、その繰り返しでは
経営課題は放置されたまま。

タスクバランスをいかに加味するか

もちろん、日々のタスクにも
例えばお客さんからの電話など
時に緊急性を要するものが含まれ、
優先せざるを得ないこともあるかと。

加えて、細かなタスクが溜まってきますと、
処理しなければいけないという思いから
ストレスが生じやすくなりがちです。

日々沸き起こってくるさまざまなタスク、
一方、緊急性はないけれど重要なタスク、
この2つをいかに両立しバランスするか、
悶々とされていらっしゃるかもしれません。

基本は当たり前ですが、
月次／週次／日次の
スケジュール管理。

経営に関わる重要タスクを
あらかじめスケジューリング。

ですが、そこに割り込んでくるのが
日々発生する細かなタスク達です。

お客さん対応は大事ですが・・・

例えば経営計画を立てている最中に
お客さんから電話が入ってしまえば
そちらを優先すること、ありせんか。

結果、予定していた重要な仕事が終わらず、
ずるずる後ろ倒しとなってしまうことに。

そこでお勧めしたいのが、『ルール化』。

簡単なこと／すぐ終わること／慣れていること、
これらにどう向き合うか、そのルール作りです。

私がお薦めしているのが、
時間ルールを決めること。

5分以内に終わることはその場で対処、
それ以上かかりそうに思えるなら後回し。

その際、そのタスクを忘れないように
スケジュール帳などに書き込み、
速やかに元の仕事に戻る。

キャラを踏まえたルール化を！

一例としまして5分を挙げましたが
これはあなたのキャラも加味し、
決めていただきたいです。

但し、その時間が長すぎますと、
元の仕事時間が減ってしまいますから
その辺は十分吟味くださいませ。

重要な仕事を前進させるには
そのための時間作りが不可欠。

一方、日々生じるタスクへの対応も必要。

そのバランスを維持するため
対応ルール決め、お勧めです。

PS

お客さんからの電話の対処法ですが、
ある方は最大限に折り返し電話を
活用されていますからご参考に。