From：伴走（Together Run）金子誠志

社長業は基本的に多忙です。
特に中小の企業や店舗の場合は
あっという間に一日が過ぎるでしょう。

◆お客様対応
◆部下からの相談
◆取引先対応　などなど

新たな問題が次々に勃発し、
その対策を考え、指示を出し、
アフターフォローまで担う。

一方、さらなる売上拡大に向けて、
あるいはそのための仕組み作りなど、
『したいこと』も山のようにあるかと。

「しなければならないこと」と
「したいこと」の間に挟まれ、
悩ましい日々かもしれません。

しなければならないことにジレンマ

こんな状態にあると、起こりがちなのが、
「しなければならないこと」が優先され
「したいこと」が全く進まないパターン。

　来期の販促計画を作ろうと思っていたけど、
　お客さんからのメールに取引先の電話等、
　予定外の対応が次々に入りこんでしまい、
　気がつけば既に夕方近くになっていた。

そんな経験、あなたにもありませんか。

かといって、予定外のメールや電話を全て無視、
なんていうことは、実際は不可能でしょう。

一つひとつは細かなことであっても、
「しなければならないこと」が溜まると、
それはそれで集中力を削がれますし、
それがストレスに変わります。

こういった状況下にあっても
「したいこと」に一定の時間を割きつつ、
「しなければならないこと」にどう向き合うか。

解決に繋がる『対応ルール』

おススメしたいのが
“対応ルール”導入です。

例えばなんとか半日という枠を確保し、
販促計画を作っていたとしましょう。

途中の休憩の合間にメールを見ると、
お客さんから新たな見積もりの依頼が
届いていることに気づいたとします。

見積もり自体は過去版を加工すれば済むため、
諸々の確認作業含め20～30分あれば
終われるような作業だとした場合。

多くの人達がやりがちなのが、
見積もり作成を優先すること。

お客さんからの依頼ですし、
直近の売上に繋がる可能性大。
気持ちはわからなくもありません。

で、その結果、当初予定していた
販促計画作りが中途半端に終わる。

状況は違っていたとしましても
同じような経験、ありませんか？

自分で決めた期限は破られがち

一般的には「したいこと」に
厳守すべき期限はありません。

なぜなら「したいこと」の期限の多くは
自分だけで決めていることが多く、
他者に影響しにくいから。

でもそれだと、いつまで経っても
「したいこと」は実現しません。

だからこそ
『対応ルール』が
必要になるわけです。

では具体的には
どういったルールを
設ければいいか。

過去の経験から
おススメしたいが
『5分ルール』です。

その場で対処vs.タスクリスト化

5分ルールとは、なにか作業をしている際、
他にすべきことが出てきてしまった場合、
5分以内に終わるならその場で対処。

5分を越えそうなら、すべきことを
タスクリスト（ToDoリスト）に追加し、
目の前の取り組みを優先する、というもの。

上記でいえば「見積作成」はタスクに追加し、
作業中の販促計画作りを優先するわけです。

そして、したいことである販促計画を終わらせ、
その後に見積もり作りに着手するようにします。

こうすれば、すぐ済むことはその場で終わり、
「あれもしなければ」という感覚が抑えられ、
一方、「したいこと」は着実に進むでしょう。

誰にとっても一日は24時間しかありません。
ですから「したいこと」が進まないなら、
5分ルールの導入、検討してみてください。

PS

『5分ルール』と記しましたが、
10分とか15分ルールの方が
全体の仕事が進むならそれも可。

ここでのポイントは『ルール化』を通じ、
「したいこと」もできるようになること。
つまり、セルフマネジメント実践です。